Nuevo formulario de afiliación ARL 2026: cambios clave

El Ministerio de Salud y Protección Social publicó un proyecto de resolución que adopta un nuevo Formulario Único de Afiliación y Reporte de Novedades al Sistema General de Riesgos Laborales. La medida deroga la Resolución 196 de 2026 y toca de frente a empleadores, ARL, IPS, universidades y varios grupos especiales de cotizantes.

No es un simple cambio de formato. El proyecto reorganiza la afiliación y el reporte de novedades para recoger modificaciones normativas recientes, entre ellas las de trabajadores de tiempo parcial, recicladores de oficio, población migrante con PEP-TUTOR e internos de medicina.

Acá te explicamos qué cambia, qué fechas debes marcar y por qué le importa a tu IPS.

Qué cambia con el proyecto de resolución

El nuevo formulario alinea la información que reportan empleadores, aportantes y ARL con las validaciones de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). Esto significa más precisión en la identificación del afiliado, el tipo de cotizante, la actividad económica, la clase de riesgo, el sitio donde se ejecuta el trabajo y las condiciones pactadas.

El ámbito de aplicación es amplio. Aplica a ARL, aportantes obligatorios y voluntarios, entidades territoriales certificadas en educación, instituciones educativas, escuelas normales superiores, empresas donde se realicen prácticas estudiantiles y contratantes de trabajo penitenciario indirecto.

Por qué le importa a tu IPS

Para el sector salud hay dos puntos que requieren atención:

1. Tu IPS es empleadora. Si tienes alta rotación laboral, contratación por turnos o personal operativo, los nuevos tipos de cotizantes te tocan directamente. Sobre todo la categoría de dependiente con permanencia en el régimen subsidiado.

2. Tu IPS recibe estudiantes y internos. El proyecto incluye expresamente a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud donde se desarrollan actividades de médicos internos, y a las universidades con programas de pregrado en medicina que reportan estudiantes en internado rotatorio.

Si administras un hospital universitario, una clínica o un centro asistencial con convenios docencia-servicio, este punto te compete directamente.

Internos de medicina y estudiantes en práctica: el punto clave

La afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales no solo debe responder a la condición académica del estudiante o interno. También debe reflejar las circunstancias de tiempo, modo y lugar en las que se desarrolla la actividad.

Eso incluye:

• Sitio de práctica donde se ejecuta la actividad.
• Actividad principal y secundaria del estudiante o interno.
• Fechas de inicio y finalización de la práctica.
• Clase de riesgo según la actividad.
• Remuneración por apoyo mensual, cuando corresponda.

Para las áreas de talento humano y nómina de las IPS, esto significa revisar los convenios docencia-servicio y la forma como se reportan los estudiantes y internos a la ARL. Un error en la clase de riesgo o en el sitio de práctica puede dejar al estudiante sin cobertura adecuada en caso de un accidente académico.

Categorías nuevas de cotizantes

El proyecto incorpora o ajusta varias categorías. Las más relevantes:

Reciclador de oficio. Las organizaciones de recicladores serán responsables de la afiliación y pago de aportes de sus recicladores asociados, con base de cotización de un salario mínimo mensual vigente. Responde al Decreto 271 de 2026 sobre la Red de Protección Social para esta población.

Trabajador de tiempo parcial independiente. Para personas con ingresos inferiores a un salario mínimo que aportan por periodos inferiores a un mes. El pago se hace como independiente, mes vencido, por treinta días, con base de un salario mínimo. Podrá aportar a pensión, riesgos laborales y cajas de compensación de manera voluntaria.

Dependiente con permanencia en el régimen subsidiado. Es quizá el punto con más impacto operativo para las IPS como empleadoras. Surge del artículo 65 de la Ley 2466 de 2025 y la Resolución 611 de 2026. Aplica a personas en pobreza extrema, moderada o vulnerabilidad que inicien una relación laboral y decidan permanecer afiliadas al régimen subsidiado de salud por seis meses.

El beneficio es por una sola vez, pero no exime al empleador de sus obligaciones. Debe seguir aportando a pensiones, riesgos laborales, cajas de compensación, SENA e ICBF. Para las áreas de nómina, esto exige validación rigurosa de la información reportada, especialmente frente a los archivos que disponga la ADRES.

PEP-TUTOR. El proyecto incorpora el Permiso Especial de Permanencia para Representantes Legales o Custodios de niñas, niños y adolescentes como tipo de documento admisible. Permite que la población migrante venezolana regularizada bajo esa figura sea identificada en los procesos de afiliación.

Fechas de transición

La resolución regirá desde su expedición y surtirá efectos a partir de su publicación en el Diario Oficial, salvo tres grupos con fechas específicas:

• 1 de julio de 2026: organizaciones de recicladores de oficio.
• 1 de agosto de 2026: trabajadores de tiempo parcial independientes.
• 1 de noviembre de 2026: trabajadores dependientes con permanencia en el régimen subsidiado.

La inspección, vigilancia y control estará a cargo de las direcciones territoriales del Ministerio del Trabajo. Es decir, el formulario no es solo un asunto administrativo: también es un componente de cumplimiento frente a obligaciones laborales y de seguridad social.

Qué debe hacer tu IPS ahora

1. Revisa tus matrices de afiliación a ARL. Verifica que los tipos de cotizante estén correctamente clasificados, especialmente si tienes personal con permanencia en el régimen subsidiado.

2. Actualiza tus convenios docencia-servicio. Asegúrate de que el sitio de práctica, la actividad, la clase de riesgo y las fechas estén documentados para cada estudiante e interno de medicina.

3. Revisa tu parametrización de nómina. El reporte a ARL tiene que alinearse con las validaciones de la PILA. Si tu software de nómina no está actualizado, vas a tener rechazos.

4. Valida la identificación de tu personal migrante. Si contratas personas con PEP-TUTOR, revisa que tus sistemas internos reconozcan este tipo de documento.

5. No descuides los RIPS. Los RIPS siguen vigentes. Si tienes dudas, revisa nuestra guía sobre la Resolución 948 de 2026 y lo que cambió en facturación electrónica.

El nuevo formulario consolida una tendencia clara: ampliar la cobertura y la trazabilidad del Sistema General de Riesgos Laborales sobre poblaciones con condiciones laborales, formativas o sociales específicas. Para las IPS, el reto es traducir el formulario en procesos internos claros, datos consistentes y reportes oportunos.

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